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Saiba como acabar com os prejuízos causados pela digitação errada de pedidos

20 de julho de 2021
Saiba como acabar com os prejuízos causados pela digitação errada de pedidos

Qual é a estratégia da sua empresa quando recebe um volume grande de pedidos dos clientes? Existe automatização para registrá-los ou o vendedor digita manualmente item por item?

Esse processo de emissão de grandes pedidos em PDF, com inúmeras páginas e incontáveis itens, é uma realidade no varejo que impacta o segmento do atacado/ distribuidor, gerando prejuízos financeiros com devoluções de mercadorias, falhas na gestão do tempo, produtividade do vendedor, gerando resultados abaixo do esperado. 

Nesse artigo, nós vamos falar sobre a rotina de vendas dos atacadistas distribuidores e como é possível eliminar os prejuízos gerados pela digitação errada dos pedidos.

A rotina dos RCAs na realização dos pedidos

Hoje, a realidade da maioria das empresas varejistas é a emissão de uma tabela de itens em PDF, que são recebidos pelos vendedores das distribuidoras e digitados manualmente no sistema.

Essa digitação, que em sua grande maioria envolve mais de 100 páginas com cerca de 30 a 40 itens cada, é um trabalho gigantesco e que toma muito tempo do RCA/Vendedor. Além de ser desgastante, é necessário conferir todos os dados digitados, tendo que adequá-los ao padrão da distribuidora.

Esse volume de trabalho, além do enorme tempo consumido – leva dias da semana –, é repetitivo e cansativo, implicando em uma inevitável margem de erro humano.

Portanto, o erro de digitação já faz parte da rotina das empresas atacadistas distribuidoras, que por comodidade, acabam se acostumando e não tomando medidas efetivas para contorná-lo. 

O resultado? Prejuízos em diferentes áreas, inclusive financeiro!

A grande dor de cabeça dos atacadistas distribuidores

Os prejuízos ocasionados pela digitação errada dos pedidos afetam toda a cadeia, seja ela interna ou externa, começando, pelo que falamos acima, o próprio cenário das vendas.

O vendedor passa a maior parte da sua rotina conferindo pedidos e executando tarefas repetitivas, tempo esse que poderia estar sendo usado para prospectar clientes, levantar novas oportunidades de vendas e fazer upsell.

A logística sofre em dois momentos, com o atraso da solicitação, uma vez que o pedido leva dias para ser digitado e inserido no sistema, e também nas devoluções de mercadoria, já que erros na digitação do pedido é o principal responsável nesses casos.

Saiba como acabar com os prejuízos causados pela digitação errada de pedidos

O varejista também é afetado nos atrasos das entregas e na dor de cabeça de receber produtos errados que vão passar pelo processo de devolução e nova solicitação. Isso cria um ambiente de desconfiança  e ruído entre distribuidor e varejista.

Mesmo com todas essas dores de cabeça, por que não se automatiza o processo?

Principais desafios para implementar uma Gestão Automatizada de Pedidos

A principal justificativa das empresas atacadistas distribuidoras que ainda trabalham os pedidos de forma manual é a preocupação com a integração junto ao sistema de força de vendas ou mesmo com o sistema de gestão e ERP.

É necessário simplicidade nessa operação, as distribuidoras fazem a gestão de 30, 100, 400.. RCAs e todos precisam realizar essa nova rotina automatizada.

O que muitas empresas talvez ainda não saibam é que já existe tecnologia inteligente no mercado para esse processo, e ela está sendo utilizada por grandes distribuidoras do país que já eliminaram os prejuízos advindos dessa digitação manual.

Já é possível reduzir e praticamente zerar os erros dessa operação de forma simples e objetiva. 

Eliminando os prejuízos com Tecnologia Inteligente

O Polipedidos PDF é um robô com Inteligência Artificial ‘treinado’ para fazer a identificação visual de pedidos enviados pelos varejistas em formato PDF e ajustar automaticamente os documentos para o processamento do sistema de gestão. Ao vendedor cabe um click para enviar o PDF, revisar o material e acompanhar.

E como tudo isso acontece? Através do Telegram, o aplicativo de conversas. Ao receber o pedido, a ferramenta identifica os dados básicos da transação (nome do produto, código, preço e identificação do cliente) e, em seguida, cruza as informações interagindo com o ERP (sistema de gestão) do atacadista e distribuidor. Nesse momento, são checadas as condições e regras de negócio previamente estabelecidas para aquele varejo e, em menos de 10 minutos, o vendedor pode acompanhar a solicitação, corrigir eventuais problemas e finalizar o processo.

Independente do sistema de gestão ou força de vendas que a distribuidora tenha, o Polipedidos PDF é facilmente integrado. 

O resultado de implementar uma Tecnologia Artificial na operação de vendas é otimizar em  90% o tempo do vendedor destinado à digitação e conferência, além da redução de 99,99% de erros nos pedidos, zerando as devoluções de mercadorias por erro de digitação. 
A economia de tempo reduz, em média, um dia no prazo entre o recebimento dos pedidos e a disponibilização da mercadoria para o varejo. Isso significa uma produtividade nas entregas que gera confiança e fidelidade.

Ou seja, para o atacadista distribuidor que sofre com atrasos nas entregas, devoluções de mercadorias e resultados abaixo do esperado nas vendas, implementar uma tecnologia para automatizar os pedidos que chegam é a solução perfeita!

Quer saber como a sua distribuidora pode acabar de vez com os prejuízos, ganhar tempo, produtividade e aumentar o lucro? Fale conosco!

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