Elaborar um bom roteiro de visitas para os vendedores não é uma tarefa fácil, sobretudo quando a empresa não conta com a tecnologia certa para superar esse desafio.
Por isso, neste artigo detalharemos para você as principais dicas de como otimizar o roteiro de visitas da sua equipe de vendas externa.
O que você encontrará:
O processo de carteirização é essencial para determinar um responsável para visitas, vendas e uma boa exposição do produto no PDV. É um fator crucial para atingir as metas estabelecidas pela empresa para a equipe externa.
Essa é a primeira etapa para a construção estratégica de um bom roteiro de visitas. Afinal, não tem como estabelecer um roteiro, sem antes organizar a carteira de clientes e entender qual profissional é o mais indicado para cada PDV ou cluster de cliente.
Uma boa carteirização nos permite atuar de forma assertiva nas estratégias de relacionamento e mix de produtos. Outro ponto positivo em realizar a carteirização é que ela contribui para a diminuição do churn rate, ou seja, a taxa de rotatividade de clientes. Isso porque eles não ficarão desassistidos, já que haverá um vendedor responsável por verificar e suprir as necessidades daquele PDV.
Mas o que pode acontecer ao deixar a carteirização de lado ou fazê-la sem um direcionamento certo?
Como os seus vendedores não possuem uma lista certa de clientes a serem atendidos, ele realizará as visitas com base em critérios pessoais, e não nos mais interessantes para a sua empresa.
Você terá muito mais custos para o fechamento de uma venda! Isso ocorre, pois a equipe terá gastos maiores com deslocamentos desnecessários, que se tornam mais extensos quando não é feita uma organização geográfica do cliente. A carteirização reduz a dispersão geográfica das lojas atendidas pelo vendedor.
Se os seus clientes estratégicos não estão sendo atendidos pelos vendedores corretos, aqueles mais indicados para o perfil, a sua empresa estará desperdiçando energia e dinheiro em visitas não lucrativas.
Sem uma carteirização inteligente, a equipe perderá muito tempo com rotas mais longas e clientes não rentáveis, o que influencia diretamente no desempenho dos vendedores.
É um trabalho extremamente complexo realizar uma carteirização assertiva de forma manual. Por isso, a tecnologia é um grande apoio para realização dessa tarefa.
O sistema de roteirização organizará as informações-chave dos clientes, facilitando a escolha de um profissional assertivo aquele perfil de atendimento.
Tudo isso é possível, pois a tecnologia organiza os clientes baseado em dados, como: a localização, histórico de vendas, clusters/perfil de clientes, potencial de compra, custos com deslocamento e distância entre os PDVs. Tarefa que demoraria meses a ser feita manualmente.
Você sabia que o roteiro de visitas está diretamente ligado com o desempenho diário da sua equipe de vendas? Parece óbvio, mas não é incomum encontrar grandes empresas com desencaixe em relação a capacidade de atendimento x resultados de vendas.
Ele é essencial para manter a constância de atendimento do vendedor e o pico de produtividade. Quando as visitas se mantêm constantes, a meta do mês é atingida com maior previsibilidade e de forma mais natural.
A venda é uma consequência da visita. Então, para o aumento das vendas é necessário uma constância no atendimento.
Digamos que o seu vendedor trabalha em regime CLT com 44 horas semanais. De segunda a sexta 8 horas diárias, e no sábado 4 horas.
O certo é que o número de visitas diárias e o tempo de deslocamento esteja equilibrado entre esses dias corridos, respeitando as pausas para almoço.
Porém, sem um roteiro de visitas bem estruturado e o monitoramento dele, isso não acontece. No exemplo real abaixo é possível verificar que os dias de mais visitas do vendedor são no início da semana e vão caindo ao longo dos dias. É visível que não há um equilíbrio.
Sem uma roteirização balanceada e um acompanhamento efetivo, o vendedor terá que gastar mais energia no final do mês para vender o que deveria ter saído nas primeiras semanas.
Isso prejudica o alcance da meta, o relacionamento com o cliente e traz prejuízos financeiros, pois ele terá que recorrer a outras medidas, como um desconto maior do que o permitido pela empresa, por exemplo, ou ainda pior, o famoso pedido “Bola de Cristal”.
Uma boa solução para roteirização possibilita identificar se a sua equipe está seguindo corretamente o roteiro de visitas indicado.
Ela é capaz de mostrar se o vendedor está na rota certa, no dia e horário estabelecido pelo roteiro, além de cada ação realizada no PDV.
Com a ajuda da Inteligência Artificial, você pode verificar ainda se a sua empresa está com um número adequado de vendedores. Ou seja, se o número de colaboradores é ineficiente ou exagerado para a quantidade de clientes na carteira.
Os custos da visita a um cliente vão muito além do combustível, que nos dias de hoje já é um gasto extremamente expressivo.
Neles, estão inclusos a manutenção financeira de toda a equipe de vendas e equipamentos de suporte como: veículos, feristas, materiais de venda, custos gerenciais (supervisor e gerente) e sistemas.
Em cada venda está inclusa uma fração de cada um desses custos que, somados, representam um percentual considerável do custo total da operação comercial.
Abaixo um exemplo em valores aproximados do que estamos falando:
Realizar esse processo de forma manual é uma tarefa árdua, mas a tecnologia é capaz de otimizar esse trabalho e torná-lo mais assertivo.
Com a automação, você consegue definir uma rota rentável financeiramente para a sua empresa.
Todo trabalho de carteirização ou roteirização começa por uma boa “faxina” no cadastro dos clientes.
Roteirizar uma carteira de clientes com cadastros “sujos” certamente produzirá resultados abaixo dos desejáveis e podem, inclusive, gerar perda de credibilidade junto à equipe de vendas, dificultando ainda mais a implantação de rotas de alta performance.
Imagine a seguinte situação:
O responsável por traçar a melhor rota de visitas finalizou todo o roteiro dos vendedores utilizando dados já existentes na base da empresa.
Depois de semanas checando e realizando ajustes, quando tudo já estava finalmente pronto, a equipe de vendas começa a informar que existem clientes inativos, com restrição no cadastro, fechados etc em sua rota.
Todo o trabalho terá que ser refeito e as vendas ficarão prejudicadas!
Desta forma, para ter uma base de dados coerente e atualizada considere:
Ter atenção aos pequenos detalhes faz uma grande diferença para otimizar a rota da sua equipe.
A frequência que o vendedor deve visitar um cliente está diretamente conectada à estratégia que a empresa quer adotar.
É notório que existe uma forte correlação de visitação com aumento de vendas/mix no cliente, mas qual é o ponto de equilíbrio entre a frequência e o potencial de compra?
Antes de determinar uma estratégia você precisa considerar alguns comportamentos, como a capacidade de compra e a temperatura do relacionamento com a marca.
Toda a sua estratégia deve ser baseada em dados! Eles podem ser analisados com a ajuda de Business Intelligence (BI) ou até mesmo do seu Sistema Integrado de Gestão (ERP).
Um sistema robusto de roteirização permitirá à sua empresa testar diversos cenários e promover ajustes rápidos a partir dos resultados obtidos.
Uma estratégia de visitas com base em dados concretos trarão muitos ganhos para o seu negócio.
Se você está com dificuldades de definir a periodicidade correta de atendimento, recorra à solução de roteirização!
A construção de um roteiro de visitas passa por três processos principais: o planejamento, a execução e o monitoramento de resultados.
É na fase de monitoramento que você irá entender se as estratégias aplicadas estão trazendo os resultados esperados. Porém, nada adianta se esse acompanhamento for realizado apenas no final do projeto de roteirização.
É preciso monitorar desde o primeiro passo da execução! Mas se você ainda não sabe exatamente o que analisar, mostraremos os principais pontos:
Todos esses dados podem ser facilmente adquiridos em seu ERP ou com um sistema para gestão de equipes.
Já deu para perceber que ter o apoio da Inteligência Artificial facilita extraordinariamente a criação e a execução de uma roteirização, pois, com base em dados, ela indica a rota mais rentável para a sua empresa.
No entanto, é preciso ter em mente que a tecnologia não trabalha sozinha! Ela entregará todos os resultados obtidos com o roteiro, mas cabe a você analisá-los e tomar as decisões para corrigir o que for necessário.
Um sistema de apoio à roteirização indica se o vendedor visitou o PDV, cumpriu a rota indicada, quanto vendeu e demais informações importantes da visita. Mas é preciso que esses dados sejam acompanhados!
Caso contrário, o erro existente mostrado pela plataforma permanecerá e os seus resultados não serão alcançados.
Ao longo deste artigo você percebeu o quanto um roteiro de visitas bem estruturado e estratégico é importante para ampliar os resultados de uma empresa.
Pensando nisso, nós desenvolvemos o Roteirizze, um sistema de roteirização inteligente. Com ele, você cria rotas automáticas seguindo todas as regras do seu negócio, além de ter a tecnologia necessária para otimizar as rotas da sua equipe externa.
A plataforma permite que você:
Conheça o Roteirizze e tenha rotas balanceadas e atualizadas a todo momento.
