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Processos manuais: veja porque eles são perigosos

28 de agosto de 2021
Processos manuais: veja porque eles são perigosos

Dentro das empresas existem uma série de processos manuais que são responsáveis pelo funcionamento de todas as áreas. Porém, elas podem também ser as responsáveis por prejuízos que você nem imagina.

Processos manuais são importantes em determinadas tarefas, elas exigem um foco maior por ser uma atuação humana. O principal erro está em não se atentarem às atividades que podem e devem ser enxugadas, automatizadas e integradas.

Se dentro das tarefas que exigem padronização e eficiência estiverem rodando processos manuais, sua empresa está correndo grandes riscos, inclusive, pode estar aí o gargalo ainda não identificado e que está impactando no resultado final.

Processos Manuais e o acúmulo de atividades 

Muitas empresas ainda trabalham com planilhas, acervos físicos e atuação manual dos colaboradores. Dentro desse cenário, há não apenas riscos de atrasos, como também a perda de informações importantes e documentos, isso, claro, além de desgastar toda a equipe. 

É importante entender que os processos que são realizados manualmente, na maioria das vezes, tem em sua principal característica a repetição, são exemplos dentro dos atacadistas e distribuidores:

  • Preenchimento de planilhas;
  • Relatórios com mais de uma fonte, onde há a necessidade de confrontar informações;
  • Digitação manual de pedidos recebidos em PDF, pelo vendedor/RCA.

Essas são algumas das grandes vilãs dentro da produtividade da equipe, e já até falamos sobre isso no nosso artigo anterior, leia aqui.

Não é difícil encontrarmos equipes sobrecarregadas e desmotivadas por trabalhos que poderiam e deveriam ser automatizados. É importante permitir aos colaboradores maior autonomia nas tomadas de decisões e foco no que realmente importa. 

Processos que podem ser automatizados 

São muitos os processos que podem utilizar ferramentas para otimizar tempo e ganhar agilidade. É importante a empresa ter senso crítico com as atividades que estão sendo desenvolvidas, estabelecendo e analisando KPIs internos, acompanhando assim a evolução de cada uma.

Equipe de Vendas

Dentro do departamento de vendas existem inúmeros processos que devem ser automatizados, desde a prospecção até o gerenciamento da equipe de vendas. Sistemas como CRM e Força de Vendas são imprescindíveis. 

Um processo que ainda é manual no setor de vendas de muitas empresas, principalmente no segmento de atacado e distribuição, é a Gestão do Pedido. Vendedores recebem pedidos dos clientes e precisam digitar manualmente item por item dentro do sistema. O tempo que essa operação consome, além dos erros cometidos que geram devoluções,  é enorme. Já existe solução, como o Polipedidos PDF, que conta com Inteligência Artificial para que os pedidos recebidos em PDF, sejam enviados automaticamente para o sistema, fazendo com que o vendedor ganhe tempo para realizar atividades direcionadas e ainda elimina os erros das digitações de pedidos.

Atendimento ao Cliente

Um setor que exige muito cuidado, afinal, ele é o contato direto entre o cliente e a empresa. Humanizar o atendimento ao cliente é ótimo e existem ferramentas que conseguem fazer uma triagem inicial, direcionando os clientes aos setores responsáveis, ou seja, utilizando de forma correta a tecnologia, esse processo continua humanizado mas com o foco em eficiência. Os colaboradores não perdem tempo com demandas que não fazem sentido.

Aqui a tecnologia vai além dos famosos chatbots, ela automatiza o recebimento do contato, criando um fluxo inteligente e abordagem adequada, além de corroborar para retenção e fidelização dos clientes.

Estoque e Logística

Esse processo começa lá na venda. Ou seja, o pedido precisa ser realizado de forma correta e o envio eficaz entre os setores para que estoque e logística consigam se organizar.

Controlar o estoque e a gestão da logística são dois desafios das empresas. Automatizar os processos dentro desses setores significa uma visão estratégica dos fornecedores e produtos, verificando quem tem maior e menor saída.

É importante entender que os processos quando são automatizados, geram tomadas de decisões rápidas, baseadas em dados e portanto, assertivas.

Esses são só alguns dos muitos processos e setores que precisam de atenção. Cada empresa tem um cenário particular e demandas específicas, é importante analisar onde os colaboradores perdem mais tempo em atividades que não geram nenhum retorno e só prejudicam o resultado final.

Se atente aos sinais e veja os prejuízos reais que os processos manuais causam em toda a empresa

É possível identificar dentro de cada área, setor e atividade os processos manuais que estão onerando e prejudicando o desempenho da empresa, basta prestar atenção nos sinais:

Constantes atrasos

Seja dentro de uma passagem de bastão na equipe até a entrega final ao cliente. Atrasar uma tarefa impacta diretamente nas demais, pode acabar se tornando um efeito dominó. É comum que em processos manuais que exigem repetição do colaborador, o foco seja perdido facilmente. Qualquer distração resulta em retrabalho e atraso. 

Erros

Se tem algo que atrapalha o desenvolvimento de um projeto ou andamento de qualquer trabalho são os erros cometidos, a maioria por falta de atenção dentro de processos rotineiros. Um número digitado errado em um pedido ou a troca de nomes dentro de um documento, são pequenos exemplos que por vezes, são percebidos apenas lá na frente. Resultado? O erro pode gerar prejuízos financeiros, como em um pedido enviado errado, por exemplo.

Colaboradores improdutivos

É frustrante para um colaborador executar uma atividade que não agrega valor e poderia facilmente ser automatizada. Quando, por exemplo, um vendedor passa horas do seu tempo tendo que digitar pedidos recebidos em PDF, a única coisa que ele pensa é no tempo perdido que ele poderia estar aproveitando para prospectar, estreitar o relacionamento com o cliente e realizar novas vendas. É comum em equipes improdutivas o excesso de atividades manuais que poderiam ser enxugadas e/ou automatizadas.

Estagnação e resultados insuficientes

A tecnologia e o universo digital deixou de ser uma necessidade para o futuro e já é realidade. Quando os resultados estão aquém do planejado e a empresa está estagnada, vendo os concorrentes crescerem e ela no mesmo lugar, pode ter certeza que os processos manuais estão presentes em diversas áreas, impedindo que o trabalho aconteça com mais agilidade e inteligência. Hoje as empresas usam Inteligência Artificial e de dados para se aproximarem dos clientes, acelerarem as vendas e aprimorar a comunicação interna e externa.

Automatizar os processos começa com autoconhecimento

Depois de ler esse artigo você provavelmente está se perguntando: Como eu automatizo agora as atividades da minha empresa para gerar mais resultado?

O primeiro passo é conhecer as rotinas da empresa e mapear onde estão esses processos que estão tomando o tempo da sua equipe, e consequentemente, da sua empresa.

Saia da zona de conforto, parece algo que todos fazem né, mas não, é comum as empresas se acostumarem com processos manuais, afinal, eles sempre estiveram lá, “sempre foi desse jeito”. Entenda que o mundo mudou e as necessidades dos clientes e do mercado já não são mais as mesmas. É uma falsa sensação de que aquelas atividades estão funcionando, ou seja, porque automatizar, correto? ERRADO. Enquanto você pensa assim, o seu concorrente está lá na frente e depois pode ser tarde demais tentar alcançá-lo.

Processos manuais: veja porque eles são perigosos

Busque tecnologias adequadas para cada necessidade. Se você identificou, por exemplo, que o principal gargalo da sua empresa é a morosidade da equipe de vendas que não consegue emitir os pedidos com agilidade, não está batendo metas ou está gerando prejuízos como devoluções de mercadorias, avalie o sistema de Força de Vendas, conheça as ferramentas de inteligência artificial já disponíveis para automatizar e facilitar a emissão dos pedidos recebidos em PDF e sistemas que gerenciam a equipe

Deseja conhecer soluções para automatizar os processos da sua equipe de vendas? Entre em contato com a gente e converse com nossos consultores!

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