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O que é ERP? E por que integrá-lo ao software de vendas?

15 de setembro de 2021
O que é ERP? E por que integrá-lo ao software de vendas?

Há um certo tempo o mercado vem falando sobre sistemas de integração unificado (ERP), mas ainda assim é bastante comum que os empresários e gestores tenham dúvidas sobre o assunto. Por isso, neste post vamos falar sobre o que é ERP e porque sua empresa não deveria viver sem ele.

Se você é um distribuidor atacadista e quer saber como desenvolver a sua empresa garantindo alta performance nas vendas e competitividade, confira este conteúdo até o fim e saiba como a tecnologia pode te ajudar com isso.
Conheça o tão sonhado Planejamento de Recursos Empresariais e leve a sua distribuidora para outro patamar. 

O que é ERP?

O ERP é a sigla do termo inglês Enterprise Resource Planning, que trazendo para o nosso idioma, significa Planejamento de Recursos Empresariais. Essa foi a nomenclatura dada para o software capaz de integrar todas as gestões de uma empresa. Isso mesmo, ele é desenvolvido para centralizar e desburocratizar todas as informações que uma organização pode ter.

Independente do tamanho da empresa, a quantidade de dados gerados são enormes devido aos vários setores que nela podem existir.
Toda organização tem em sua maioria:

  • setor financeiro;
  • setor de recursos humanos e departamento pessoal;
  • área comercial e vendas;
  • marketing e comunicação;
  • contabilidade, controladoria e fiscal;
  • administrativo e operacional, além de;
  • estoque e logística, no caso de distribuidores, por exemplo.

Diante de tantas áreas que compõem uma empresa, fica fácil entender o porquê da necessidade de se ter um sistema para integração de softwares distintos.

De uma forma bem resumida e simples de explicar: o ERP é o sistema responsável por coletar os dados de todos os setores e centralizá-los em um único local.

Dependendo da empresa em que você esteja, vai ouvir o termo “módulo” para designar os softwares de cada setor.

Qual a importância do ERP?

Ter uma visão de 360º, ou seja, uma visão completa da empresa, é sem dúvidas a necessidade de todo e qualquer empresário que precisa estar por dentro do seu negócio e tomar importantes decisões.

Por causa desta necessidade, o ERP se torna a solução ideal para o problema. Afinal, com as informações centralizadas, tanto o empresário quanto os colaboradores passam a entender o cenário no qual a empresa está passando.

A partir do momento em que é possível analisar de uma forma clara e transparente os resultados financeiros, comerciais e desenvolvimento humano, os gestores do negócios saberão onde a empresa está indo bem ou não.

Além de centralizar os dados de diversos setores, o ERP também faz o papel de cruzar alguns deles. Por exemplo, digamos que uma distribuidora aponta em seus dados de departamento pessoal, que 50 motoristas utilizam o plano de saúde ofertado pela empresa como benefício, e naquele momento, o empresário quer saber o quanto equivale em valores esses benefícios.

Com a integração de sistemas, ele consegue analisar os dados de departamento pessoal e ainda bater a informação com os dados financeiros da empresa. Garantindo assim mais segurança no dinheiro que está entrando e saindo.

Esse foi apenas um simples exemplo, mas é importante entender que o ERP vai muito além disso. Ele consegue não ser apenas eficiente, mas também essencial.

Por que o ERP é essencial para o distribuidor atacadista?

Já parou para pensar na quantidade de setores e informações que uma empresa de distribuição pode ter? Além de todas as áreas administrativas, devemos levar em conta alguns setores que são de exclusividade das empresas desse segmento, como estoque, logística e abastecimento.

Para um gestor analisar cada área de forma individual, certamente ele precisaria acessar no mínimo uma dezena de sistemas de gerenciamento.

Esse trabalho se torna trabalhoso, cansativo e o pior, totalmente passível à más interpretações de dados e consequentemente péssimas tomadas de decisões.

Quanto mais informações soltas e individualizadas, mais chances de se perder nelas, deixando passar aspectos importantes.

A importância de integrar o ERP com o software de vendas

O ERP como vimos, é o sistema responsável por centralizar todos os dados de uma empresa, já o software de vendas também conhecido como CRM, é a ferramenta responsável por toda a gestão comercial, indo desde a prospecção e negociação até o relacionamento com o cliente.

Certo, mas por que a integração desses dois sistemas é tão importante e merece destaque? A resposta é simples, o software de vendas está ligado ao setor encarregado de fazer a máquina principal da empresa funcionar.

Todos os setores são importantes, mas sabemos que sem as vendas e estratégias comerciais, a empresa não vai pra frente. Assim como este setor precisa de outros para dar continuidade ao trabalho, os outros setores dependem dele para existir.

Se levarmos em consideração o processo que leva um cliente da negociação ao fechamento da compra, percebemos as várias etapas e pontos de contato que ele passa para enfim ter o produto ou serviço.

O cliente pode até não perceber esse processo, mas internamente na empresa, fica claro para os vendedores cada etapa do funil de vendas. Uma equipe comercial que trabalha com o uso de metodologias de vendas, no mínimo gerencia as seguintes etapas:

  • prospecção;
  • abordagem consultiva;
  • negociação;
  • apresentação de proposta;
  • fechamento da venda;
  • relacionamento com o cliente.

Já pensou em ter que acompanhar cada etapa dessa sem a centralização das informações? Isso se torna mais difícil quando a empresa tem maturidade em Inbound Marketing e necessita de um setor de pré-vendas para fazer a qualificação das prospecções geradas.

Portanto, é extremamente importante ter a integração do ERP com o sistema de vendas. Afinal, não é inaceitável que dados se percam no setor tão crucial para uma empresa. Acompanhar a jornada de compra é fundamental.

Benefícios do sistema integrado

Nem falamos dos benefícios ainda, mas só pela explicação sobre ERP, já sabemos que eles existem. Por isso, separamos 7 benefícios que essa tecnologia pode trazer:

1. Produtividade das equipes de trabalho

Já ficou claro o papel do ERP em uma organização empresarial. Como vimos, ele centraliza as informações e as processa de uma forma que fica mais fácil e seguro de interpretar.

Dessa forma, a produtividade seja o benefício mais fácil de sentir assim que o sistema é implementado na empresa. Isso acontece porque os colaboradores passam a acompanhar tudo em um único lugar e em poucos cliques.

As inúmeras planilhas salvas em diversas pastas e que muitas vezes nos fazem perder tempo por vários motivos, também vão deixando aos poucos de existir e fazendo assim com que as equipes tenham mais tempo para se dedicar às tarefas mais estratégicas.

2. Clareza nas informações

Sabe quando uma mesa de trabalho tem objetos por todos os cantos e misturados de todas as formas, daí passamos os olhos diversas vezes e não encontramos o que precisamos? Pois é, isso acontece com os dados quando não tem um ERP para ajudar.

Assim como fica mais fácil encontrar uma caneta quando ela está organizada na mesa mesmo estando com outros objetos, também são os dados que facilmente são localizados e interpretados sem muita dificuldade.

Isso acontece, porque além de centralizar informações, o ERP também organiza de um modo que facilita a vida do usuário.

3. Menos custos com TI

Implantar um ERP na empresa pode até gerar um certo investimento, mas como o próprio nome diz, investimos aqui para colher ali.

Centralizar os custos de TI em um único sistema pode sair bem mais barato do que 10, 20 ou mais sistemas rodando cada um no seu lugar.

Por isso, é importante colocar esses custos na ponta do lápis, falar com uma empresa especialista em ERP e finalmente fazer uma comparação.

Certamente os cálculos mostrarão à você a diferença de valores. E contra dados não há argumentos!

4. Informações centralizadas

O que mais destacamos aqui foi a centralização de informações. Não tinha como ser diferente, afinal, o ERP foi feito exatamente para isso.

A importância de ter os dados e informações centralizados, garante aos times uma performance bem mais acentuada devido a facilidade de se fazer relatórios e encontrar pontos de melhoria, assim como identificar onde a empresa está acertando para continuar fazendo ou até mesmo aprimorando.

Sem o ERP, as informações estarão todas separadas e exigirá do colaborador ou gestor, saber manusear todos os sistemas que a empresa tem para cada setor. Vamos concordar que essa não seria a melhor opção, não é mesmo?

5. Padronização de processos

Quer saber como viver um verdadeiro caos na sua empresa? Então deixe os processos serem feitos de cada um de jeito.

Com o uso de ERP, os processos passam a ser padronizados porque o sistema é um só. Portanto, tudo é encontrado e analisado em um único lugar. Dessa forma, não é necessário que cada setor crie o seu processo de dados e informações, basta criar um, padronizar e alinhar com todos que forem segui-lo..

6. Relatórios avançados

Não existe nada pior que um relatório incompleto! Para saber se o relatório é completo ou não, basta notar a ausência de um dado que deveria estar lá.

Muitas vezes, devido a vários sistemas individuais e muitos sem a solução ideal para o problema, os dados mais relevantes que ajudam e tomar uma decisão importante não consta no relatório.

Quantas vezes você ficou dependendo de uma informação que só o colega pode te dar porque é ele quem utiliza determinado sistema? E quantas vezes esse colega disse que não é possível obter a tal informação?

Para um distribuidor atacadista, esse seria um sério problema. Estamos falando de uma empresa que precisa constantemente decidir algo baseado em informações.

Se a empresa tiver um ERP, essa dependência ou ausência de um dado por causa de determinado sistema, deixa de existir.

O que é ERP? E por que integrá-lo ao software de vendas?

7. Tomada de decisão e um planejamento estratégico mais eficiente

E finalmente chegamos no benefício mais divisor de águas que existe. Estamos falando do Planejamento Estratégico.

Toda empresa que se preze, faz um planejamento estratégico bem elaborado pelo menos uma vez por ano. É nesse momento que a organização se questiona diversas vezes onde quer chegar e o que fazer para conseguir chegar. Tudo baseado no cenário de mercado e na economia.

Após esse planejamento devidamente construído, os gestores têm uma difícil tarefa: tomar a decisão de seguir ou não com os planos.

Pode parecer fácil, tomar decisões que irão nortear uma empresa é bastante difícil e doloroso. Sempre dá um frio na barriga e o receio de que não vai funcionar. Porém, empresários e gestores experientes, sabem que esse receio faz parte do momento e buscam nos dados reais da empresa a melhor decisão a ser tomada.

Agora nos perguntamos: é possível tomar decisões tão importantes sem a ajuda de um sistema transparente e seguro? Certamente você responderá: não!

Por isso, o ERP é essencial para essa jornada estratégica da empresa.

O que pode ser integrado com o ERP?

Enfim, já falamos aqui neste post sobre o que é o ERP, a sua importância para o desenvolvimento e os principais benefícios que ele pode proporcionar.

Mas a pergunta que não podia faltar: afinal, o que pode ser integrado com o ERP? Se levarmos em consideração tudo que ERP pode fazer por você e sua empresa, digamos que ele integra as principais áreas da sua empresa.

Entre os softwares mais integrados nesse tipo de solução estão:

  • sistema financeiro;
  • batida de ponto eletrônico;
  • sistema de departamento pessoal, por exemplo, folha de pagamento;
  • sistema fiscal;
  • software contábil;
  • CRM – vendas e pré-vendas;
  • transporte e logística;
  • software de gestão de frota;
  • software de pedidos de compras;
  • sistema de controle de estoque, e etc.

Esperamos que este conteúdo tenha lhe ajudado a entender porque o ERP é tão importante para a sua distribuidora. Se você ainda não tem essa solução na sua empresa, fale com especialistas no assunto e saiba como se tornar um distribuidor atacadista de destaque com o uso da tecnologia.

Até o próximo conteúdo!

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