Toda empresa que tem o mínimo de seriedade, busca crescer no mercado, seja alcançando novas praças ou aumentando o seu mix de produtos ou serviços. Para isso, é importante ter suas contas equilibradas e garantir o lucro da organização. Porém, nem sempre isso acontece e a empresa acaba tendo prejuízos financeiros.
Com a perda de dinheiro constante e sem nenhuma solução, a empresa fica tão comprometida que chega ao ponto de cortar importantes investimentos, entre eles, o capital humano que é responsável pelo seu desenvolvimento.
Quando falamos em prejuízo financeiro, muitas vezes nos vêm à mente situações óbvias que fazem as empresas registrarem resultados negativos. Mas é fundamental sabermos que algumas ocorrências costumam acontecer no dia a dia de modo que os gestores ficam cegos diante do problema.
As empresas de distribuição de produtos – alimentícios, higiene, cosméticos e etc – estão entre as empresas que podem sofrer sérios problemas financeiros quando a gestão não tem um cuidado especial. Por isso, é importante estar sempre de olho nas falhas ocorridas dentro de um processo e buscar soluções para o obstáculo. Afinal, tudo pode virar uma bola de neve e comprometer então, o capital de giro da empresa.
Você trabalha em uma distribuidora e quer entender qual prejuízo financeiro sua empresa pode estar sofrendo? Então continue a leitura e saiba por que as empresas precisam ficar atentas!
Antes de falarmos diretamente sobre uma falha comumente encontrada nas empresas de distribuição, é necessário primeiro entender do que realmente se trata um prejuízo..
Obviamente, o prejuízo é algo que está relacionado à perda. Seja uma pessoa que perdeu seus móveis em uma enchente ou até mesmo uma grande empresa que sofreu um sério dano, seja nas suas vendas, no seu patrimônio ou investimentos.
Quando falamos de dinheiro, o cálculo para saber se houve prejuízo ou não, é bem simples. Se o retorno for maior que o valor investido, houve o tão esperado lucro, porém, se o resultado for menor, houve o temido prejuízo financeiro.
O que poucas pessoas não sabem, é que existem situações que geram perdas e de tanto isso acontecer na rotina de trabalho, os gestores passam a enxergar essa perda como algo normal no dia a dia. Dessa forma, perdem dinheiro ao longo do tempo e deixam de ter mais recursos para fazer bons investimentos na empresa.
Esse tipo de situação é bastante comum nas distribuidoras, mas antes de falarmos sobre isso, vamos entender quais os prejuízos que podem acontecer nesse tipo de organização, incluindo aquelas que todo mundo vê.
Assim como toda e qualquer empresa, uma distribuidora não está livre de situações que a fazem perder dinheiro. Por isso, vamos listar a seguir as mais comuns, inclusive aquelas que facilmente são percebidas.
Ter produtos a mais no estoque pode parecer algo bom, mas pode ser um grande prejuízo se esses produtos não tiverem saída.
Quando não se planeja bem a compra de produtos ou não se conhece o comportamento do do seu público, o risco de ter produtos sobrando no estoque é bem maior. Claro que esse tipo de situação pode ocorrer por vários outros motivos, mas na maioria das vezes está ligada ao fator: demanda/praça.
Por isso, é fundamental um bom planejamento para evitar tal prejuízo.
Ao contrário do caso anterior, a falta de produto também é um grande problema. Daí a importância do equilíbrio que sempre depende de um bom planejamento.
Se existe uma demanda, mas o produto não está disponível, o cliente – supermercados e lojas no caso de distribuidoras – acaba buscando em outro fornecedor o produto desejado.
Para uma empresa perder um cliente, basta que ele experimente comprar de outro e ter uma boa experiência na compra. Caso isso aconteça, dificilmente ele voltará para você e assim a empresa é deixada para trás.
Esse problema não só traz prejuízos financeiros diretos, como também compromete a empresa com as fiscalizações governamentais. As multas e penalidades causadas por um erro no pagamento de impostos, podem fazer uma distribuidora perder mais dinheiro do que propriamente com o erro do cálculo.
Se ter um veículo já é quase como ter um filho, imagina ter uma frota com dezenas ou até centenas de caminhões, carretas e etc.
A gestão da frota é um dos mais desafiadores, pois envolve cuidados com a segurança, a higiene, a legislação trabalhista e legalidade perante os órgãos competentes que fiscalizam irregularidades dos transportes nas estradas, no Brasil se trata da ANTT – Agência Nacional de Transportes Terrestres.
Já se fala tanto de tecnologia que muitas vezes parece papo chato, mas isso acontece porque ela vem cada vez mais evoluindo e grande parte das empresas não estão se apegando a esse detalhe.
A tecnologia deve ser o principal investimento das empresas, principalmente neste mundo cada vez mais conectado e volátil. Acontece que na hora de fazer economias, muitas empresas cortam as tão necessárias ferramentas e partem para soluções ineficazes.
As planilhas de excel talvez tenham sido uma das soluções mais fantásticas até hoje, porém, são muitas vezes utilizadas para fazer a gestão completa de uma empresa, deixando assim, margem para graves erros e consequentemente o prejuízo financeiro. Além disso, dados errados comprometem muito na hora de tomar decisões.
Sendo assim, já que estamos falando de tecnologia e processos pouco eficientes, vamos agora falar sobre um dos principais prejuízos que acontecem nas distribuidoras, mas que ninguém vê.
Parece bastante audacioso falar sobre um problema que ninguém vê, mas é sobre esse ponto que é importante ressaltar. Segundo o especialista em criatividade Kevin Ashton, “olhar não é o mesmo que ver”.
Essa falha acontece em diversas empresas, mas nas distribuidoras podemos destacar uma em específico: a lista de pedidos do cliente.
Hoje, muito conhecido internamente como o “pedido PDF”, as empresas (lojas, supermercados e etc) solicitam os pedidos de mercadorias às distribuidoras por meio de um arquivo em PDF. A partir daí, o vendedor recebe essa lista e começa a preparar todo o pedido que será enviado logo em seguida. Qual o maior problema de tudo isso?
A operação humana pode ser falha, e se você é gestor, não adianta dar lição de moral e dizer que os vendedores não podem errar, pois quando erramos a primeira frase que muitas vezes falamos é: errar é humano.
Não estamos querendo dizer que os erros devem sempre ser tolerados, mas que o trabalho 100% humano está sujeito a erros que podem gerar prejuízos financeiros.
Dependendo do cliente, uma única lista pode ter centenas de produtos, sem contar que o vendedor não atende apenas um cliente por dia. Por isso, o “pedido em PDF” faz parte de um processo que precisa ser melhorado.
Certo, entendemos até aqui. Mas por que esse é um prejuízo financeiro que ninguém vê? A resposta é simples, todos olham para o problema e sabem que ele existe, mas ninguém o enxerga como um grave fator que faz uma distribuidora perder dinheiro.
Os erros do “pedido PDF” já se tornaram tão comuns que as empresas buscam alternativas, muitas vezes graves, para reverter o prejuízo. O mais comum é descontar o valor na folha de pagamento do vendedor, o que pode gerar processos trabalhistas. Mas isso é assunto para outro momento.
Digamos que o vendedor recebeu um pedido com 200 produtos no qual ele vai ter que digitar manualmente cada produto. Entre estes 200 produtos estão 10 toneladas de feijão.
Após um erro na formulação do pedido, o cliente recebeu 15 toneladas de feijão e resolveu devolver o produto para a distribuidora. Toda essa mercadoria, além da tributação, gerou para a distribuidora custos e despesas como horas trabalhadas do colaborador, logística, furos no estoque, entre outros.
Um dos principais transtornos de toda essa situação, é o fato de ser comum as mercadorias serem devolvidas por completo à distribuidora. Neste caso, o supermercado não devolveria apenas as 5 toneladas excedentes, mas sim as 15 toneladas que chegaram até ele. Isso impacta desde a produtividade dos colaboradores até o fluxo de caixa da empresa.
Nós não vamos fazer o cálculo do prejuízo aqui, porque varia de acordo com cada cenário e empresa. Mas e você? Já parou para fazer os cálculos desse tipo de erro todo final de mês na sua empresa?
Investir em tecnologia é bem mais barato que o valor do dinheiro que está perdendo.
É só olhar para as grandes empresas do Brasil e do mundo que logo vão entender porque elas são as maiores. A tecnologia é hoje algo essencial e fundamental para a sobrevivência de uma empresa.
As distribuidoras contam hoje com diversos recursos tecnológicos que garantem o sucesso das suas operações. A situação preocupante diante desse cenário, é que elas investem na automação de galpões e logística, deixando a desejar nos processos internos administrativos, por exemplo, o setor de vendas.
Soluções como a Polipedidos PDF – clique aqui para conhecer, são desenvolvidas a fim de evitar erros na gestão comercial e garantir que o cliente receba seus produtos exatamente como pediu. Além da distribuidora evitar o prejuízo financeiro, ainda garante um bom relacionamento com seus clientes. Afinal, ninguém aguenta permanecer com um fornecedor que erra constantemente e só dá dor de cabeça. Não é mesmo?
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